5S kuralı işletmelerin stratejik planlamasında kritik bir öneme sahiptir, çünkü toplam kalite yönetiminin uygulanmasının temelini oluşturur ve giderek daha rekabetçi hale gelen bir pazarda hayatta kalmak ve gelişmek isteyen şirketler için bir zorunluluktur.
İlgili İçerik: Kaizen Tekniği Nedir? Kaizen Tekniği ile Ofiste Verimliliği Artırma
5S Kuralı Nedir?
5S kuralı, Japonya’da geliştirilen ve başlangıçta ev kadınları tarafından bir ailenin tüm üyelerini evin organizasyonu ve yönetimine gayretle bağlı tutmak için kullanılan bir dizi tekniği ifade eder. Bu nedenle ev idaresi olarak da bilinir.
5S kuralı, kendisini oluşturan beş Japon tekniğinin her birinin baş harfine göre adlandırılmıştır. Bu teknikler, birbirleriyle bağlantılı ve bir döngü oluşturan hedefleri olan kavramlara dayanmaktadır. Bunlar aşağıdakileri içerir:
- Seiri (Kullanma) – Gerekli olanı gereksiz olandan ayırın.
- Seiton (Depolama) – Her şeyi yerine koyun.
- Seiso (Temizlik) – Çevreyi temizleyin ve bakımını yapın.
- Seiketsu (Standartlaştırma) – Temizliği ve düzeni korumak için kurallar oluşturun.
- Shitsuke (Disiplin) – Kuralları alışkanlıklara dönüştürerek bağlılık gösterin.
Peki başlangıçta Japon ev kadınları tarafından kullanılan bir yöntem, nasıl oldu da dünya çapındaki şirketler için bu kadar önemli hale geldi?
5S kuralı, İkinci Dünya Savaşı’ndan sonra Japon ekonomisinin yeniden inşası için çok önemliydi.
60’lı yıllarda, İkinci Dünya Savaşı’nın bitiminden on yıldan fazla bir süre sonra Japonya yeniden yapılanma dönemindeydi ve küresel ekonomide rekabet gücü krizi olarak adlandırılan bir durumla karşı karşıyaydı.
Endüstri daha kötüye gitti ve yöneticiler, toplam kaliteye odaklanarak tüm üretim sürecini baştan aşağı yeniden tasarlama ihtiyacını tespit etti.
Bu yeni stratejik planı akıllarında tutan Japon sanayiciler, 5S kuralının orta ve uzun vadede mükemmel olacağını ve yöneticilerden fabrika çalışanlarına kadar her düzeyde davranış değişikliğine neden olabileceğini fark ettiler.
5S kuralı sayesinde fabrikalar organizasyonel iklimi çok hızlı bir şekilde iyileştirebildi ve çalışanlara motivasyonlarını geri kazandırdı, daha fazla yaşam kalitesiyle birlikte üretkenlik ve verimlilik arttı ve Japon endüstrilerini küresel sahnede yeniden rekabetçi hale getirdi, bu da ülke ekonomisini canlandırmak için kritik bir faktördü.
İlgili İçerik: Kanban Nedir? Kanban Metodu ile Nasıl Daha Verimli Olunur?
İşletme Yönetiminde Uygulanan 5S Kuralı
Japon fabrikalarında 5S kuralının başarılı olmasıyla birlikte ülkenin diğer sektörlerindeki şirketler tarafından da kullanılmaya başlanmış ve daha sonra verimliliği artırmak, süreçleri daha verimli ve etkin hale getirmek, maliyetleri düşürmek ve çalışma ortamlarını daha elverişli, düzenli ve keyifli hale getirmek isteyen dünya çapındaki işletmeler tarafından kopyalanmıştır.
İş yönetiminde 5S yönteminin kavramları aşağıdaki gibidir:
- Seiri (Kullanma) – Yararı olmayan her şeyi ortadan kaldırın.
- Seiton (Depolama) – Çalışma ortamını etkili bir şekilde düzenleyin.
- Seiso (Temizlik) – Her zaman temiz bir çalışma alanı sağlayın.
- Seiketsu (Standartlaştırma) – Şirket kültürünü sürdürmek ve bu kültüre dahil etmek için açık kurallar ve davranışlar içeren bir organizasyon el kitabı oluşturun.
- Shitsuke (Disiplin) – Her müdür, yönetici ve çalışan sürekli gelişimi teşvik ederek sürece dahil olmalı ve yardımcı olmalıdır.
İlgili İçerik: Pareto İlkesi Nedir? İşletmeler Pareto İlkesini Nasıl Uygular?
5S Kuralının İşletmeler için Avantajları Nelerdir?
5S metodolojisi zaman içinde üretim tesisleri için aşağıdakiler de dahil olmak üzere bir avantaj sağlar:
- Geliştirilmiş kalite performansı
- Daha az kaza/daha yüksek güvenlik
- Moral ve personel katılımında iyileşme
- Daha iyi atık yönetimi
- Artan üretkenlik
- Daha yüksek verimlilik ve daha az makine duruşu
1. Geliştirilmiş kalite performansı
5S’nin uygulanmasıyla, iş yerinde ihtiyaç duyulan her şey için belirlenmiş bir yer vardır. Tüm öğeler kendi alanlarına sığar ve açıkça tanımlanır.
Bu, malzemelerin kullanımı ve taşınmasındaki hataların yanı sıra Yalın “muda” ilkesine göre bekleme, gereksiz hareket ve taşıma nedeniyle israfı en aza indirir.
Doğru malzeme kolayca bulunabildiğinden iş kalitesi de artar.
2. Daha az kaza/artırılmış güvenlik
Dağınıklığın azalmasıyla birlikte, her türlü tehlikeli madde ve koşulun görünür hale geleceği açıktır.
Sonuç olarak, genellikle kayma ve düşme kazalarına yol açan stresli ve “tehlikeli” hareketleri önleyen, iş yerinde güvenliği ve sağlık hizmetlerini iyileştiren ergonomik bir düzen elde edersiniz.
3. İyileştirilmiş moral ve personel katılımı
Gerilemeyi önlemek için iş yerinde uygun prosedürleri ve disiplini uygulamayı bir rutin haline getirmek Yalın 5S’nin ana hedeflerinden biridir.
Bu uygulama, düzensiz çalışma alanlarından kaçınma şansını artırır, bunların tümü düşük morale ve çalışanlar arasında katılımın azalmasına neden olabilir.
4. Daha iyi atık yönetimi
Doğru etiketlemenin yapıldığı açık ve düzenli bir iş yeri, çalışanlara hasarlı eşyaları belirlenen yerlerde değiştirme esnekliği sağlar. Bu da toplam kayıp alet, ürün ve ekipman sayısını en aza indirmede önemli bir yol kat edilmesine olanak tanır.
Ayrıca, ekipmanın uygun şekilde yönetilmesi, üretim süreçleri sırasında ürünlerin çeşitli parçalarında meydana gelebilecek hasarları da en aza indirir.
5. Artan üretkenlik
Daha önce de belirttiğimiz gibi, 5S aletler, eşyalar, makineler ve ekipmanlar ve dolayısıyla süreçler, sistemler, zaman ve çabalar açısından israfın en aza indirilmesine yardımcı olur.
Tüm bunlar daha sonra üretkenliği artırmaya, kullanılabilirliği ve genel karlılığı artırmaya yardımcı olur.
6. Daha yüksek verimlilik ve daha az makine duruşu
İş yerinin iyileştirilmiş organizasyonu sayesinde, çalışanlar ve yöneticiler hangi ekipmanı, ne zaman ve ne sıklıkta kullandıklarını net bir şekilde görebilir.
- En çok kullanılan öğeleri üretim katına daha yakın depolayabilirsiniz.
- Eksik ekipmanı önceden sipariş edebilirsiniz.
- Makine arızalarını önlemek için kestirimci bakımı entegre edebilirsiniz.
5S Kuralı Nasıl Kullanılır?
5S kuralı hemen her ortamı düzenlemenize yardımcı olabilir. İster ofisinizi temizlemeye ister tüm departmanınızı yeniden düzenlemeye çalışıyor olun, bu adımları takip etmek daha üretken olmanıza yardımcı olacaktır.
Bir sonraki adıma geçmeden önce her adımı tam olarak tamamlamanız önemlidir.
Aşağıdaki her adımı daha ayrıntılı olarak bulabilirsiniz:
1. Ayıklama
Burada, çalışma alanınızda iş yapmak için gereksiz olan her şeyi ortadan kaldırırsınız. Buna aletler, mobilyalar, dağınıklık, talimatlar, süreçler, kitaplar veya parçalar dahildir. Mevcut görevleriniz için kullanmadığınız herhangi bir şey varsa, bunları kaldırın.
“Kırmızı etiketleme” gerçekten neyi kullandığınızı belirlemek için etkili bir tekniktir. Bir öğenin kullanışlılığından emin değilseniz, üzerine kırmızı bir etiket koyun ve başka bir yere taşıyın. Eğer siz ya da ekibiniz o eşyayı kullanmadan bir ya da iki ay geçirebiliyorsanız, muhtemelen ona ihtiyacınız yoktur. O zaman depolanabilir veya atılabilir.
2. Düzenleme
Ayıklama adımını tamamladıktan sonra, yalnızca sizin ve ekibinizin işinizi yapmak için ihtiyaç duyduğu öğelere sahip olmanız gerekir. Şimdi bu öğeleri kolay bulunabilmelerini sağlamak için düzenlemelisiniz. Bu adımın amacı verimli iş akışı sağlamaktır. Öğeleri kullanılacakları yere yakın yerleştirin, böylece siz ve ekibiniz onlara ulaşmak için zaman kaybetmek zorunda kalmazsınız.
Örneğin, günde birkaç kez çıktı alıyorsanız, yazıcınızı masanıza veya ofisinize yaklaştırarak zamandan ve enerjiden tasarruf edebilirsiniz, böylece onu kullanmak için uzağa gitmeniz gerekmez.
3. Temizleme
Ofisinizi veya çalışma alanlarınızı temiz ve dağınıklıktan uzak tutun ve ofisinizin veya çalışma alanınızın hangi temizlik seviyesine doğru ilerlemesini istediğinizi belirleyin.
Örneğin, “temiz” ne kadar temizdir? Sağlık, güvenlik ve iyi bir ekip morali için ne düzeyde temizliğe ihtiyacınız var?
Dağınıklık ve kir kaynaklarını belirleyin. Örneğin, fotokopi makinesinin etrafında her zaman kağıt yığınları olabilir ya da konferans salonunuzda her zaman boş kahve fincanları vardır ve her toplantı yapmak istediğinizde bunları temizlemeniz gerekir.
Temizlik yaparken, bazı alanları düzenli tutmanın neden daha zor olduğunu analiz edin. Muhtemelen temiz ve dağınık tutmaya yardımcı olacak bir araç, ürün veya süreç eksiktir. İşiniz bittiğinde, alanınızın nasıl göründüğünün fotoğraflarını çekin. Bu resimler bir sonraki adımda size yardımcı olacaktır.
4. Standartlaştır
Artık alanınızın ne kadar temiz olmasını istediğinizi ve buna ihtiyaç duyduğunuzu bildiğinize göre, her gün bu kadar temiz tutmak için bir rutin veya süreç geliştirin.
Ayrıca, sorunlu alanları analiz edin ve bunları düzeltmek için bir plan oluşturun. Örneğin, bir üretim tesisindeki metal kesme makinesi alanını düşünün. Ekibinizin metal talaşlarını ve kiri ortadan kaldırmasına yardımcı olmak için merkezi bir vakum kurabilir misiniz ya da fotokopi odasını düşünün. Bu alanda kağıt yığınları olabilir çünkü kağıtları atabileceğiniz bir geri dönüşüm kutusu yoktur.
Burada önemli olan nokta, sistematik temizliğin ara sıra yapılan bir faaliyet değil, işin günlük bir parçası olması gerektiğidir. İş yeriniz ne kadar temiz olursa, siz ve ekibiniz için o kadar güvenli ve sağlıklı olacaktır. Tüm sorunlu alanları analiz ettiğinizden ve nedeni ortadan kaldırmak için bir çözüm geliştirdiğinizden emin olun.
5. Sürdürme
Bu genellikle en zor adımdır. Önceki dört adımı belirledikten sonra, yeni sistemin alışkanlıklarını sürdürmelisiniz. Başka bir deyişle, yeni alışkanlıklar geliştirmek için kendinizi ve ekibinizi yeniden eğitmelisiniz.
Buradaki anahtar nokta, personelinizle etkili iletişim kurmaktır. Bu noktada haber bültenleri, prosedür kılavuzları, performans değerlendirmeleri, eğitimler ve yönetim kontrolleri gibi araçları kullanabilirsiniz. Ekibinizdeki herkesin yeni sisteme uymanın ne kadar önemli olduğunu anladığından emin olun. Ekibinize bu alışkanlıkları geliştirmeleri ve sürdürmeleri için ödüller veya teşvikler sunmayı düşünün.
5S’yi Hangi Şirketler Uyguladı?
Toyota, 5S’yi uygulayarak sundukları değeri artıran en ünlü şirket örneği olsa da, farklı şirketlerde de pek çok başka başarı öyküsü vardır.
1. Boeing
Şirket, çalışanlarının güvenliğini artırmak ve üretim sürecinde kaza olasılığını en aza indirmek için 5S’yi uygulamaya koymuştur.
Boeing bu yöntemi hem üretim sürecinde hem de yönetimde uygulamıştır. Şirket, 5S’nin yardımıyla tüm iş verimliliğini basitleştirmeyi ve artırmayı başarmıştır.
2. Hewlett-Packard
Hewlett-Packard, günlük süreçleri kolaylaştırmak ve çalışma alanındaki öğeleri sistematik bir şekilde düzenleyerek gereksiz zaman kaybını önlemek için 5S’yi kullanmaktadır.
Şirket, depolama alanlarını süpermarket raflarına benzer şekilde düzenleyerek depolama alanlarını optimize etmiştir. Bu sayede çalışanlar parçaları daha hızlı bulabilir ve dolayısıyla ürünleri daha verimli bir şekilde üretebilir.
5S başlangıçta üretim ortamında uygulanmak üzere geliştirilmiş olsa da, bilgi-iş ve proje ekiplerinin ihtiyaçlarını karşılamak için de kolayca uyarlayabilirsiniz.
5S Kuralı İle İlgili En Çok Sorulan Sorular
1. Yalın üretimde 5S nedir?
5S kuralı, iş yerinde organizasyon ve verimliliği artırmak için tasarlanmış görsel bir yönetim yaklaşımıdır. Beş adımdan oluşur: ayıkla, düzenle, temizle, standartlaştır ve sürdür. İşletmeler bu yöntemi uygulayarak israfı azaltabilir, kalite ve güvenliği iyileştirebilir ve çalışan bağlılığını artırabilir.
2. 5S kuralının beş adımı nedir?
5S kuralının beş adımı aşağıdaki gibidir:
- Ayıkla (Seiri): Gereksiz nesneleri ve atıkları ortadan kaldırın.
- Düzenle (Seiton): Alet ve ekipmanları kolayca erişilebilecek şekilde organize et.
- Temizle (Seiso): İş yeri yaralanmalarını ve kalite sorunlarını önlemek için çalışma ortamının temizliğini sağlayın.
- Standartlaştır (Seiketsu): İlk üç adımı sürdürmek için standartlar ve prosedürler oluşturun.
- Sürdürme (Shitsuke): 5S uygulamalarını sürekli olarak sürdürün ve disiplini teşvik edin.
3. 5S kuralını kullanarak ayıklama ve düzenlemenin faydaları nelerdir?
Etkili ayıklama ve düzenleme, gereksiz öğeleri ortadan kaldırarak ve araçları kolayca erişilebilecek şekilde düzenleyerek boşa harcanan zamanı ve enerjiyi azaltır. Bu, verimliliği artırır ve kaza riskini azaltarak daha fazla üretkenliğe ve çalışan memnuniyetine katkıda bulunur.
4. Temizleme 5S yönteminin neden önemli bir yönüdür?
Temizleme, güvenli ve sağlıklı bir çalışma ortamının sürdürülmesine yardımcı olduğu için 5S kuralı için esastır. Temiz bir iş yeri kaza riskini ve kalite sorunlarını azaltır. Ayrıca, temizlik daha iyi bir kurumsal imajı teşvik eder ve çalışanların operasyonel mükemmelliğe olan bağlılığını güçlendirir.
5. 5S kuralında standardizasyon ve sürdürülebilirlik ne kadar önemlidir?
Standardizasyon, 5S yönteminin ilk üç adımını sürdürmek için net standartlar ve prosedürler oluşturur. Bu, uygulamaların işletme genelinde tutarlı olmasını sağlar ve yeni çalışanlara yeterli eğitim verilmesini kolaylaştırır. 5S ile elde edilen iyileştirmelerin uzun vadede sürdürülebilmesi için sürdürülebilirlik şarttır. İşletmeler, disiplini teşvik ederek ve 5S uygulamalarını kurum kültürüne yerleştirerek verimlilik ve kalitede sürekli ve sürdürülebilir iyileştirmeler sağlayabilir.
