Faks Nasıl Çekilir? Faks Gönderirken Dikkat Etmeniz Gerekenler

Faks Nedir? Ne Demektir?

Faks, özellikle iş yerlerinde evrak iletimi amacıyla kullanılan bir ofis ekipmanıdır. Günlük hayatta da kullanılan fakslar, telefon hatları üzerinden çalışan bir sisteme sahiptir. Bu sistemin çalışması için hem alıcıda hem de göndericide faks makinesi bulunması gerekir. Bu makineler; resim, şekil, grafik ve yazı içeren belgeleri, ses sinyalleri yardımıyla karşı tarafa ulaştırır. 

Faks çekme işleminde ilk olarak belge göndericide bulunan makine tarafından taranır. Ardından, telefon şebekesi aracılığıyla alıcının makinesine ulaşan belge, aslı ile aynı olacak şekilde yazdırılır. 

Telefon hatları ile benzer olarak bu makinelerde de numara kullanılır. Göndericinin numarayı çevirmesiyle iki makine arası iletişim için ilk adım atılır. Alıcı makineye gönderinin sayfa sayısının ve sayfa sonunun belirlenmesi için gerekli sinyaller ulaşır. En son aşamada ise gönderimin tamamlandığını belirten sinyal, alıcı makine tarafından karşı tarafa gönderilir. 

Faks cihazları, günümüzde ofislerin vazgeçilmez ekipmanlarından biridir. Özellikle kurumsal çalışma ortamlarında, en önemli evrakları faks cihazları ile iletmeniz istenebilir. Bu noktada faks cihazını sorunsuz bir şekilde çalıştırabilmek oldukça önemlidir. Faks çekme işlemi sırasında dikkat edeceğiniz bazı kurallar yardımı ile hiçbir sorun yaşamadan, gerekli bilgileri dünyanın dört bir yanına gönderebilirsiniz. Sadece kurum içi ve dışı değil; uluslararası işlerinizi yürütmek için de faks cihazlarından yardım alabilirsiniz. 

Faks Nasıl Kullanılır?

İş sürecinin verimli ilerleyebilmesi için “Faks nasıl çekilir?”, “Faks cihazı nasıl çalışır?” sorularına yanıt vermek önemlidir. Özellikle ofis çalışanları, günlük işlerinde faks cihazını sıkça kullanırlar: 

• İlk olarak makinenin güç seviyesine uygun bir güç kaynağına bağlantı sağlamanız gerekir. Güç kaynağı, güvenli yapıda topraklı bir priz ya da akım korumalı bir uzatma kablosu olabilir. 
• Ardından telefon bağlantısını da sağladıktan sonra, makinenin açma düğmesine basılması gerekir. 
• Makinenizi açtıktan sonra gönderim sırasına göre belgeleri yerleştirmelisiniz. Bu aşamada makineye belge sıralamasını koruyarak yerleştirme yapmak önemlidir. Bu sayede evrakların düzeni korunmuş olur. 
• Belgeleri yerleştirdikten sonra  ise alıcının numarasını eksiksiz girerek faks göndermeniz mümkündür.

Eğer siz alıcı taraftaysanız, faks çekmek için öncelikle makinenin güç kaynağına ve aktif bir telefon hattına bağlı olduğundan emin olmalısınız. Bunun yanı sıra yazdırma işlemi için yeterli toner ve faks kâğıdı olduğunu da kontrol etmelisiniz. Yeterli miktarda toner ve kâğıt bulunan makineler, faks geldiğinde evrakları otomatik olarak yazdıracaktır. Bu işlem esnasında makinenin sahip olduğu, faks geldiğini bildiren bir uyarı sinyali ile haberdar olmanız sağlanır. 

İlginizi çekebileceğini düşündük

Yurt Dışına Faks Nasıl Çekilir?

Farklı ülkelerle ticari ilişkileri bulunan işletme çalışanlarının, yurtdışı faksın nasıl çekildiğini da bilmesi önemlidir. Özellikle sık sık yurt dışı ile bağlantı kurulan sektörlerde herhangi bir sorun yaşanmaması için konu hakkında detaylı bilgi sahibi olmanız önemlidir. Yurt dışına faks çekmek için: 

• İlk olarak gönderim yapacağınız kişinin anlayabileceği dili kullanarak kapak sayfasına belgelerin içeriği ile ilgili bilgileri yazmanız gerekir. Alıcının size ulaşabileceği telefon, e-mail gibi bilgilere de kapak sayfanızda yer vermenizde fayda vardır. 
• İkinci adımda ise numaranın hatasız girilmesi gerekir. Bu noktada en çok yapılan hatalardan biri numaranın yanlış girilmesidir. Yurt dışı gönderimlerde numaranın başına iki adet sıfır yazmanız gerekir. Ardından alıcının bulunduğu ülkenin alan kodunu ve telefon numarasını girmelisiniz. 
• Gönderim sonrası, faks makineleri bir rapor sunarak belgelerin karşı tarafa ulaşıp ulaşmadığı hakkında bilgi verir. Böylece evrakın alıcıya  teslim edildiğinden emin olma şansınız olur. 

Faks Kâğıdı Faks Makinesine Nasıl Takılır?

Faks çekmek için dikkat etmeniz gereken en önemli konulardan biri de faks kâğıtlarını doğru şekilde takmaktır. Makineye yerleştirme yaparken belgelerin sıkışmasını ya da birbirine yapışmasını önlemek için kâğıtların düz olmasına dikkat etmeniz gerekir. Yerleştirmeden önce evraklar arasında kırışan veya katlanan kâğıtlar olup olmadığını kontrol ederek önlem alabilirsiniz.

Belgeler, makinelerin kâğıt besleme bölgesine yerleştirilir. Yerleşim şekli, genellikle kâğıdın boş yüzü size bakacak biçimdedir. Fakat makinenizin kullanım kılavuzunu inceleyerek evrakların nasıl yerleştirilmesi gerektiği  ile ilgili daha detaylı bilgilere ulaşabilirsiniz. 

Tarayıcı, fotokopi gibi çok sayıda fonksiyonu bir arada bulunduran cihazlarda ise kâğıt besleme bölmesinin yanı sıra tarayıcı camı da kullanılabilir. Bu cihazlar, gelen fakslarınızı bilgisayarınıza ve mailinize gönderme özelliğine de sahiptir. Bu sayede, yazılı hâlde bulundurmanız gerekmeyen belgeleri doğrudan dijital ortama aktarabilirsiniz. 

Faks Göndermek Neden Hâlâ Önemlidir?

Faks makineleri, günümüzde hâlâ etkin olarak kullanılan ofis ekipmanlarının başında gelir. Özellikle kurumsal yazışmalarda, resmi evrakların iletiminde, kurumlar arası iletişim ve doküman transferi, faks göndererek sağlanabilir. Bu nedenle, özellikle daha önce faks makinesi kullanmamış bireyler, iş yerlerinde evrak iletmek istediklerinde faks nasıl çekilir diye sorabilirler. 

Faks göndermenin hâlâ önemli olmasının ve iş yerlerinde sıklıkla tercih edilmesinin ardında yatan nedenlere baktığımızda:

• Faks makinelerinin dünya çapında kabul gören bir yöntem olması
• Oldukça kolay ve pratik bir kullanım imkânı sağlaması
• Gönderim raporları sayesinde faksın alıcıya ulaşıp ulaşmadığının bilinebiliyor olması ve bu sayede e-mail gibi yöntemlerde yaşanan iletişim kopukluklarının önüne geçilmesi
• Birçok kullanım alanında faksın yasal gönderim yöntemi olarak kabul ediliyor olması
• Faks makinelerinin bilgisayarlarla entegre çalışma imkânı sağlaması
• E-maillerde yaşanan siber saldırı ve kişisel verilerin korunması güçlüğünün önüne geçilmesini sağlayan güvenli faks hatları gibi avantajlar karşımıza çıkar. 

Almanya, Japonya ve ABD faks kullanımının hala en yaygın olduğu ülkelerden bazılarıdır. Bu ülkelerdeki sağlık hizmetlerinin yürütülmesinde ve finansal sektörlerde e-mail yerine faks daha fazla kullanılır. En gelişmiş ülkelerdeki bu popülerliğin bir diğer sebebi de bilgisayar ve internet destekli teknolojilere uygun olarak üretilen makinelerdir. Akıllı telefonları kullanarak faks gönderebilmenizi ya da  gelen faksları mail yoluyla almanızı sağlayan yeni nesil makineler, klasik cihazların yerini alarak faksın daha yaygın bir kullanım alanı bulmasına yardımcı olmaktadır.

Faks Gönderirken Nelere Dikkat Edilmelidir?

Faks gönderme konusunda ihtiyacınız olan teknik bilgilerin yanı sıra iletişim kuralları da önemli bir yer tutar. Her kurumsal yazışmada  olduğu gibi faks gönderirken de belli kurallara dikkat etmeniz gerekir.

Resmî kurumlarla yapacağınız yazışmalarda, istek ve talepte bulunuyorsanız dilekçe formatına göre yazılarınızı hazırlayabilirsiniz. Karşılıklı iş ilişkisi içerisinde olduğunuz kurumlarda yapacağınız yazışmalarda ise mail yazımında kullandığınız formatı tercih edebilirsiniz. 

Çok sayıda belge göndermeniz gereken durumlarda, kısa bir mesaj ve gönderici bilgilerini içeren bir kapak sayfası ekleyebilirsiniz. Kapak kısmında sayfa sayısını da belirtmeniz hâlinde, eksik belge gönderimi nedeniyle yaşanabilecek aksaklıkları önleyebilirsiniz. 

Belgenin ulaşmasını istediğiniz kişinin unvanını, adını ve soyadını yazdıktan sonra “Dikkatine” yazarak doğru kişiye gönderinizi ulaştırabilirsiniz. Ancak resmi kurumlarla yapacağınız yazışmalarda, dilekçenin başında alıcı bilgileri yer aldığı için tekrar alıcı bilgisi yazmanıza gerek yoktur. 

Online Faks (E-faks) Nedir?

E-faks olarak da adlandırılan online faks, mobil cihaz ve bilgisayar üzerinde çalışan bir hizmet olarak yazılım (SaaS) platformudur. Mevcut uygulama aracılığıyla faks mesajları göndermenize ve almanıza olanak tanır:

• Android
• iOS
• Windows
• Mac

Kısacası, bir bilgisayardan veya mobil cihazdan faks çekebilirsiniz.

Servis sağlayıcılar ve uygulama yayıncıları bu uygulamaları kişisel ve iş amaçlı kullanım için geliştirmektedir. Bazıları ücretsiz faks numaraları sunarken, bazıları özellikle ücretsiz veya uluslararası numaralar için ekstra ücret talep eder. 

Çoğu çevrimiçi faks çözümü ücretsiz olarak indirilebilir. Birçok sağlayıcı ücretsiz deneme süreleri de sunar. Gelişmiş özelliklerin kilidini açmak için aylık veya yıllık abonelik için ödeme yapmanız gerekir.

E-faks Avantajları

Güvenlik: E-faks hizmetleri, e-posta veya web portalı programlarında güçlü dahili güvenlik koruması kullanır. Özellikle saygın bulut faks hizmetleri, güvenliği en üst düzeye çıkarmak için TLS 1.2 şifreleme kullanır. Bu şifreleme, bilgilerin ağ üzerinden güvenli bir şekilde aktarılmasını sağlar. Yüksek güvenlik standardı gerektiren PCI-DSS sertifikası sayesinde bulut faks hizmetleri, sağlık hizmetleri gibi işletmelerin HIPAA, PCI, GDPR veya FERPA uyumluluğunun katı gereksinimlerini karşılamasına yardımcı olabilir. 

Maliyet Tasarrufu: Fotokopi makinenizde ekstra faks eki veya telefon hattı gerekmez.

Verimli İş Akışı: E-faks’a özgü kolaylaştırılmış yaklaşım sayesinde, analog fakslama için gereken ekstra adımların çoğu atlanabilir. Bunun yerine, bir bulut faks çözümü kullanan çalışanlar, bir e-posta istemcisi kullanarak doğrudan bilgisayarlarından, dizüstü bilgisayarlarından veya diğer cihazlarından faks gönderebilir.

İşletmeler Neden Hala Analog Faks Kullanır?

Bu işletmelerin veya kuruluşların e-faks’a geçiş yapmamayı tercih etmelerinin birkaç nedeni vardır.

• Network Etkisi: Network etkisi, birçok kişinin eski analog faks yöntemini sürdürmeyi seçmesinin en büyük nedenlerinden biridir. Network etkisi, başkaları da kullandığı için belirli bir ürün veya teknolojiyi kullanmaya devam etme olgusunu ifade eder. 
• İnternetten İzolasyon: Bazı işletmeler, internete bağlı herhangi bir şeye sahip olmanın güvenlik sorunlarından duydukları endişe nedeniyle analog faks kullanmaya devam etmeyi tercih etmektedir. O zaman bile, internetten ayrılmış bu faksların hala ele geçirilme olasılığı vardır. 
• Aşinalık: Birçok kişi analog faksı kullanmaya devam etmeyi tercih eder, çünkü alışkın oldukları şey budur.

E-faks’a Geçmeli misiniz?

İşletmeniz veya kuruluşunuz henüz e-faks’a geçiş yapmadıysa, şimdi değişiklik yapmak için en iyi zaman olabilir. Geleneksel bakır hatlarla ilgili son gelişmeler, bir değişiklik yapma ihtiyacını neredeyse zorunlu hale getirir.

E-faks hizmetleri, güvenli ve güvenilir bir e-faks uygulaması sağlamak için güçlü şifreleme ve ileri teknoloji kullanmaktadır. Hizmetin kullanımı kolaydır ve herhangi bir işyerinde sorunsuz bir şekilde geçiş yapılmasına olanak tanır.

1. Maliyet Tasarrufu

Özel bir telefon hattına bağlı geleneksel bir faks makinesi oldukça maliyetli olma eğilimindedir. Makinenin kendisi, telefon hattı, uzun mesafe ücretleri, kağıt, toner, mürekkep ve bakım masrafları hızla artar. Bulut fakslama ek donanım veya malzeme, uzun mesafe ücreti veya bakım maliyeti gerektirmez. Bulut tabanlı bir faks sisteminin tek maliyeti sabit ve düşük bir abonelik ücretidir. 

2. Ofis Alanından Tasarruf

E-faks ile ofisinizde bir makine ve ilgili tüm sarf malzemeleri için yer ayırmanıza gerek kalmaz. Fakslar herhangi bir bilgisayardan veya mobil cihazdan (ofisinizin içinde veya dışında herhangi bir konumdan) gönderilir.

3. Güvenli Gönderme ve Alma

Geleneksel faks yöntemi, özellikle gizli bilgilerin gönderilmesi ve alınması sırasında belirli bir risk seviyesini de beraberinde getirir. Sık karşılaşılan sorunlar arasında hassas bilgilerin yetkisiz kişiler tarafından görülmesi, belgelerin yanlış yere konulması veya faksların yanlış ellere geçmesi yer alır. Buna karşılık, e-faks daha fazla güvenlik için şifreleme kullanır ve dosyaları tesis dışı bir veri merkezinde saklar.  

4. Üretkenliği Artırma ve Uzaktan Personel Desteği

Günümüzde işlerin büyük bir kısmı çevrimiçi olarak gerçekleştirilmektedir. Bu da çalışanların büyük çoğunluğunun uzaktan çalışmasına olanak sağlar. Geleneksel faks sistemi, uzaktan çalışanları ofise gitmek zorunda bırakan tek teknolojik dayanak olmuştur. Bulut faks ile personel her yerden faks gönderip alabilir ve bu da üretkenliği artırır. Ayrıca, “spam” faksları yazdırmak zorunda kalmadan hızlı bir şekilde silebilirsiniz.

5. Gelişmiş Raporlama ve Özellikler

Geleneksel faks makineleri ile raporlara erişmek sıkıcı ve yoğun emek gerektirir. Bulut faks ile çok çeşitli raporlar anında kullanılabilir ve internet bağlantısı olan her yerden çok sayıda bilgiye ve ek özelliğe erişim sağlar. Faks geçmişini gözden geçirmenize, faksları gelecekte teslim edilmek üzere planlamanıza, faksları belirlenen e-posta adreslerine iletmenize, bir grup alıcıya tek bir faks göndermenize ve çok daha fazlasına izin verir. Fakslar PDF e-posta ekleri olarak alınır, böylece alıcıların e-faks’a sahip olması gerekmez. Bu aynı zamanda fakslanan bilgilerin başkalarına iletilmesini veya bir bilgisayar dosya klasöründe saklanmasını kolaylaştırır.

En Çok Sorulan Sorular

1. Faks makinesi olmadan ücretsiz faks çekebilir mi?

Evet, çevrimiçi faks ile bunu yapabilirsiniz. Bazı online servisler ayda beş sayfaya kadar ücretsiz faks göndermenize olanak tanır. Belgeleri ara sıra fakslıyorsanız, bu sizin için en iyi seçenektir. Yakındaki bir faks servis merkezine gitmenize veya pahalı bir faks makinesine yatırım yapmanıza gerek yoktur. Hatta özel bir faks telefon numarasına bile ihtiyacınız yoktur.

2. Telefon hattı olmadan faks çekmek mümkün mü?

Evet. Bunun iki yolu vardır: çok işlevli bir yazıcı (MFP) veya çevrimiçi bir faks uygulaması kullanmak.

1. Bir MFP kullanmayı planlıyorsanız, donanımın internet bağlantısını desteklediğinden emin olun. Bu şekilde telefon hattı olmadan faks gönderebilmelidir.
2. Çoğu çevrimiçi faks hizmeti, fakslarınızı özel bir sunucu üzerinden yönlendirerek çalışır. Bir faks gönderdiğinizde belge dijital bir formata dönüştürülür ve ardından sunucuya iletilir. Bu işlem, dönüştürme ve iletme işlemlerini gerçekleştiren özel bir faks yazılımı sayesinde mümkün olur.

3. Çevrimiçi faks hizmetleri güvenilir mi?

Geleneksel telefon hatları faks iletimleri için kullanılamadığında, bir kullanıcının sorunun çözülmesini beklemekten başka yapabileceği çok az şey vardır. Ancak çevrimiçi faks hizmetleri, hizmete Ethernet’in yanı sıra WiFi ve mobil bağlantılar üzerinden de erişilebildiğinden, %99’un üzerinde bir çalışma süresi oranına sahip olursunuz. İSS ve mobil sağlayıcınız çalışmadığı sürece, hizmetimize (ve fakslarınıza) her zaman erişiminiz olacaktır.

4. Çevrimiçi faks dizüstü bilgisayarlarda, tabletlerde ve telefonlarda çalışır mı?

Sabit bir internet bağlantısının olduğu her yerden bu hizmetleri kullanabilirsiniz. Kullanıcılar hizmete web portalı üzerinden erişerek dizüstü bilgisayarlarından, tabletlerinden ve akıllı telefonlarından faks gönderip alabilir.

5. Neden bulut faksa geçiş yapmalısınız?

Güvenlik ve mobilite en büyük avantajlardan ikisi olmak üzere, geleneksel fakstan çevrimiçi faksa geçmek için çok sayıda neden vardır. Bulut faks, e-posta ve analog faksa göre daha güvenli, daha emniyetli ve daha kullanışlıdır. İletimler her yerden gönderilebilir ve alınabilir, bu da günümüzün uzaktan çalışanları için önemli bir avantajdır. Kullanıcılar bulut üzerinden çalışan bir faks hizmetine geçiş yaparak meşgul sinyallerinden, kağıt sıkışmalarından, yanlış yerleştirilmiş belgelerden ve diğer zaman alıcı sorunlardan kaçınabilir.

6. İşletmeler hala analog faks kullanıyor mu?

Halihazırda geçiş yapmış olan bazı işletmeler, diğerlerinin hala analog faks kullanıp kullanmadığını merak edebilir. Kısaca cevap vermek gerekirse, bu sorunun cevabı evettir. Analog faksı hala kullanan çok sayıda işletme ve kuruluş var. Sağlık hizmetleri, hukuk, kamu ve bazı benzer alanlar hala büyük ölçekte analog faks kullanmaktadır.