Dünyanın son 10 yılda daha dijital odaklı hizmetlere geçtiği yadsınamaz. Dijitalleşmeye yönelik bu dönüş, işletmelerin uzaktan çalışabilmesini, iletişim kurabilmesini ve gerekli evrakları dosyalayabilmesini her zamankinden daha önemli hale getiren Covid-19 ile birlikte de zirveye ulaşmıştır. Dijital dönüşüm çok hızlı gerçekleşmiş olsa da, işletmelerdeki birçok belgelenin hala geleneksel olarak elle atılan ıslak imza yoluyla yetkilendirilmesi gerekir.
Bu noktada yaygın olarak e-imza olarak da adlandırılan elektronik imzalar, bir belgeyi veya formu dijital olarak yetkilendirmek için güvenli bir yöntem sağlar.
Peki e-imza tam olarak nedir?
İlgili İçerik: Mobil İmza Nedir? Nasıl Alınır?
E-imza Nedir?
E-imza yani elektronik imza, elle atılan ıslak imzanın elektronik eşdeğeri olarak tanımlanır ve bir çeşit kimlik doğrulama metodu olarak kullanılır. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu gereği bazı istisnai durumlar dışında ıslak imza ile aynı amaçlar için kullanılır.
E-imza Nerelerde Kullanılır?
İmzalanması gereken hemen hemen her belgede elektronik imza kullanabilirsiniz. Fakat e-imza kullanamayacağınız belgeler de mevcuttur. Veraset ve intikal, evlenme ve 3. tarafın şahitliğini gerektiren emlak alım satım işlemleri gibi durumlarda e-imza kullanamazsınız.
E-imza’yı kullanmanın en avantajlı olduğu birkaç senaryo vardır. Bunlar aşağıdakileri içerir:
1. Yeni Çalışanları İşe Alma Evrakları
Yeni çalışanları işe almak için önemli miktarda evrak işi gerekir. E-imza’lar, bu işe alım sürecini hızlandırmaya yardımcı olur ve çalışan bilgilerini saklamayı ve düzenlemeyi kolaylaştırır.
2. Yasal Belgeler
Tüm belgeler bir e-imza ile yasal olarak imzalanamasa da, elektronik imzaları yasal olarak bağlayıcı onay biçimleri olarak kabul edebilen işle ilgili birçok belge vardır.
3. Diğer
- Banka talimatları
- E-devlet işlemleri
- Kurum içi ve kurumlar arası yazışmalar
- E-fatura, e-arşiv uygulamaları
- Ticari sicil işlemleri
- ETBİS kayıt işlemleri
- Dış ticaret ve gümrük işlemleri
- Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) kullanımı
- Marka ve patent başvuruları
- Vergi ödemeleri
- Sosyal güvenlik uygulamaları
- Sağlık Bakanlığı uygulamaları
- Bilirkişi başvuruları
- Yabancıların çalışma izin başvuruları
E-imza Kullanmanın Avantajları Nelerdir?
Aşağıda e-imza ile ilgili en önemli avantajları bulabilirsiniz:
1. Zamandan Tasarruf
Geleneksel ıslak imzalar, temel olarak postayla gönderildikleri veya fiziksel olarak yazdırılmaları gerektiği için oldukça zaman alıcıdır. Ayrıca kağıt ve mürekkep gibi çok daha fazla kaynağa ihtiyaç duymanıza neden olur. Elektronik imza ile zamana ve kaynaklara olan bu bağımlılık ortadan kalkar. Bu şekilde evrak tamamlama süresini haftalardan dakikalara indirebilirsiniz.
2. Gelişmiş Belge Yönetimi
İş operasyonlarınız büyüdükçe, gerekli evrak miktarı da artar. Büyük miktarda evrak işini takip etmek ve yönetmek, depolama alanı açısından oldukça külfetlidir. Ayrıca belgelerin fiziksel kopyaları da belirli bilgi parçalarını bulmayı zorlaştırır. Belgelerin elektronik olarak tek bir merkezi konumda saklanması, tüm yetkili taraflarca bunlara daha kolay erişilmesini sağlar. Ayrıca yerden tasarruf sağlar ve belgelerin kaybolmasını zorlaştırır.
3. Satış Ekipleri için Artan Gelir
Elektronik imzalar, bir satış ekibinin getirebileceği toplam geliri büyük ölçüde etkileyebilir. Bunun nedeni, zaman alıcı evrak imzalarını ortadan kalkmasından kaynaklanmaktadır. Belgeleri elektronik olarak oluşturma, tamamlama ve saklama maliyeti, bu faaliyetleri fiziksel olarak basılı belgelerle gerçekleştirmeye kıyasla çok daha düşüktür.
E-imza Nasıl Alınır?
E-imza almak için Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu’nun onayladığı elektronik sağlayıcılar üzerinden sunulan e-imza hizmetlerini kullanabilirsiniz. E-imza oluşturmanızı sağlayacak hizmet sağlayıcıların listesine linke tıklayarak ulaşabilirsiniz.
E-İmza Başvuru Sürecinde Gerekli Olan Belgeler
Bireysel ve kurumsal olmak üzere iki farklı çeşidi olan e-imza için gerekli belgeler aşağıdaki şekildedir:
Bireysel e-imza için gerekli belgeler:
- Nitelikli Elektronik Sertifika taahhütnamesi ile başvuru formu
- Başvuruda bulunan kişinin T.C. kimlik numarasının ve fotoğrafının bulunduğu nüfus cüzdanı, sürücü belgesi veya pasaport
Kurumsal e-imza için gerekli belgeler:
- Nitelikli Elektronik Sertifika taahhütnamesi ile başvuru formu
- İmza sirkülerinin fotokopisi
- Son 6 aya ait faaliyet belgesi (Ticaret Sicil Memurluklarından alabilirsiniz)
- Kurum adına başvuruda bulunan kişinin T.C. kimlik numarasının ve fotoğrafının bulunduğu nüfus cüzdanı, sürücü belgesi veya pasaport
E-imza İle İlgili En Çok Sorulan Sorular
1. E-imza ücretleri ne kadar?
E-imza fiyatları hizmet aldığınız şirkete ve elektronik imzanın geçerlilik süresine göre farklılık gösterir.
2. E-imza yenileme nasıl yapılır?
E-imza’nın kullanım süresi en fazla 3 yıldır. Bu yüzden e-imza süreniz dolmadan Kamu Sertifikasyon Merkezi sitesinde bulunan Online İşlemler menüsüne tıklayarak sisteme giriş yapabilir ve e-imza yenileme işleminizi gerçekleştirebilirsiniz. Alternatif olarak işlemlerinizi Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu’nun onayladığı elektronik sağlayıcılar üzerinden de gerçekleştirebilirsiniz.
3. E-imza şifremi unuttum, ne yapmalıyım?
Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu’nun onayladığı elektronik sağlayıcılar üzerinden sunulan e-imza hizmetlerinden birini kullandıysanız, şirketlerle iletişime geçerek tekrar e-imza şifresi isteyebilirsiniz.
4. PTT e-imza ücreti ne kadar?
PTT e-İmza ücretleri aşağıdaki şekildedir:
- 1 Yıllık e-İmza 249,00 TL
- 2 Yıllık e-İmza 339,00 TL
- 3 Yıllık e-İmza 429,00 TL
5. E-imza’yı kimler kullanabilir?
Eğer Islak imza atabilecek hukuki ehliyete sahipseniz, e-imza da kullanabilirsiniz.
6. E-imza kullanım süresi ne kadardır?
E-imza’nın kullanım süresi 1 ila 3 yıl arasında değişmektedir.
7. E-imza uygulaması nasıl indirilir?
Linke tıklayarak Windows, Linux ve Mac için e-imza uygulamasını indirebilir ve e-imza kurulum işlemini gerçekleştirebilirsiniz.
