Geleneksel kayıtlı postanın avantajlarını dijital olarak karşılayan KEP yani kayıtlı elektronik posta, hem hukuki geçerliliği hem de güvenliği bir arada sunarak kurumlar ve gerçek kişiler için resmi yazışma süreçlerini kolaylaştıran bir sistemdir.
Kayıtlı Elektronik Posta Nedir?
Kayıtlı elektronik posta yani KEP, genel e-posta hizmetlerinden farklı ve resmi yazışmaların hukuki düzenlemelere uygun şekilde yapılmasına olanak tanıyan güvenli bir e-posta sistemidir. Günümüzde KEP, eski usul kayıtlı postanın çevrimiçi eşdeğeri olarak kabul edilir.
Bu sistem, alıcının postayı aldığında imzalamasını ve göndericiye postanın hedeflenen yere ulaştığına dair resmi bir onay vermesini sağlar.
Kayıtlı elektronik posta sisteminde gönderilen posta’larda içerik değiştirilemez. Hem gönderen hem de alan tarafın işlemin bir kaydına ihtiyaç duyduğu önemli belgeler, yasal bildirimler ve diğer hassas materyalleri göndermek için sıklıkla kullanılır. Kayıtlı elektronik postadan gelen makbuzlar, hukuki anlaşmazlıklarda veya konularda meşru kanıt olarak kullanılabilir.
İlgili İçerik: E-imza Nedir, Ne İşe Yarar?
Kayıtlı Elektronik Posta Nasıl Çalışır?
Herhangi bir e-posta hizmetinde olduğu gibi KEP’te de bir gönderici (e-postayı gönderen) ve bir veya birkaç alıcı (e-postayı alanlar) vardır. Fakat KEP, bazı yönleri ile geleneksel e-posta hizmetlerinden ayrılır.
Kayıtlı bir elektronik posta gönderirken, e-postanın teslim edilmesi sürecine üçüncü bir taraf dahil olur. Elektronik kayıtlı bir teslimat hizmeti, e-postayı ve içeriğini kaydetmekten, e-postayı alıcılara teslim etmekten ve tüm sürecin yasal kanıtını güvence altına almaktan sorumludur: iletişimi onaylamak, gönderme ve alma kanıtı da dahil olmak üzere iletilen verilerle ilgili sağlam kanıtlar sağlamak ve iletilen verileri kaybolma, hırsızlık, hasar veya yetkisiz değişiklik risklerine karşı korumak.
KEP Adresi Ne İşe Yarar?
KEP, gönderilen elektronik postaların kim tarafından, ne zaman, hangi içerikle gönderildiğinin ve teslim alındığının hukuki olarak kanıtlanabilmesini sağlar. Bu sayede, zaman damgası, imzalama ve güvenli sunucular üzerinden yapılan gönderimler ile dijital belgelerin hukuki geçerliliği korunur.
Gönderdiğiniz bildirimlerin ve belgelerin yasal kanıtını otomatik olarak güvence altına aldığı için normal e-postaya göre çok daha iyi bir alternatiftir. Bu nedenle kayıtlı elektronik posta önleyici bir tedbir olarak kullanmak mantıklıdır, böylece gelecekte bir anlaşmazlığı veya davayı kazanmak için üstünlük sağlamanız gerektiğinde iletişimlerinize ilişkin güvenilir kanıtlara sahip olabilirsiniz. KEP adresi ile sağlanan e-posta iletişimi, mahkemelerde yasal olarak tanınır ve kanıt değeri olan güvenilir bir iletişim olarak kabul edilir.
Ayrıca, KEP ile fiziki posta masraflarından tasarruf edilirken, belgelerin hızlı ve güvenli bir şekilde ulaştırılması sağlanır. Kullanıcılar, alıcıya ulaşım süresini kısaltarak iş süreçlerini hızlandırabilir ve belgelerin kaybolma riskini ortadan kaldırabilir. Özellikle ticari işletmeler, kamu kurumları ve profesyoneller için iş akışını dijitalleştirerek daha verimli ve güvenli bir çalışma ortamı yaratılmasına katkıda bulunur.
Yaygın kullanım durumları
- Faturaların, makbuzların ve ödeme kanıtlarının gönderilmesi (dolandırıcılığın önlenmesi için yararlıdır)
- Sözleşmelerin, ticari anlaşmaların, fesih mektuplarının vb. gönderilmesi
- Sözleşme öncesi bilgilerin gönderilmesi (sigorta poliçeleri, krediler, vb.)
- Teklifleri/projeleri korumak (fikri mülkiyet haklarının korunması)
- Abonelikleri, sözleşmeleri, politikaları, hizmetleri vb. iptal etme
- Kredi ve borç tahsilat bildirimleri, iadeler, temerrütler, geç ödemeler vb. gönderme
- Çalışanlara, tedarikçilere, müşterilere, ortaklara, yatırımcılara vb. resmi iletişimler
- Fesih / işten çıkarma bildirimleri
- Tüm müşteri hizmetleri bildirimlerinin, şikayetlerin, taleplerin ve olay vakalarının kaydedilmesi (giden ve gelen e-postalar)
- KVKK bildirimleri, politika güncellemeleri, açık rıza
- Hukuki işlemlerde yasal bildirimler, avukatlar arasındaki iletişimler, talep mektupları, talepler, şikayetler, gizlilik bildirimleri vb.
- Genel kurul, yatırımcılar kurulu, yönetim kurulu vb. toplantılara çağrı
- Şirket ve çalışanlar arasındaki İK iletişimi (bildirimler, uyarılar, sözleşmeler, politikalar vb.)
- Kurumsal iletişim
Kayıtlı Elektronik Posta Başvuru için Gerekli Belgeler
Gerçek kişi başvuruları
- KEP hesabı ön başvuru formu
- Kimlik kartı, pasaport, ehliyet gibi fotoğraflı ve üzerinde Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Numarası mevcut olan geçerli resmî belge.
Tüzel kişi başvuruları
- KEP hesabı ön başvuru formu
- Tüzel kişi yetkilendirme evrakı
- Kimlik kartı, pasaport, ehliyet gibi fotoğraflı ve üzerinde Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Numarası mevcut olan geçerli resmî belge.
- Noter imzalı olan imza sirküleri çıktısı
- Başvuran tüzel kişiliğe ait faaliyet belgesinin aslı ya da ticaret sicil tasdiknamesi
Kayıtlı Elektronik Posta Nasıl Alınır?
BTK’nın sitesinde bulunan kayıtlı elektronik posta sağlayıcılardan istediğinize başvuru yapabilirsiniz. Tüm listeyi görüntülemek için btk.gov.tr/kayitli-elektronik-posta-hizmet-saglayicilar adresine giriş yapabilirsiniz.
PTT üzerinden kayıtlı elektronik posta hesabı almak istiyorsanız, ön başvuru formu için detaylı bilgi için https://pttkep.gov.tr/online-basvuru/ linkine tıklayarak hemen başvuru yapabilirsiniz.
Kayıtlı Elektronik Posta Nereden Alınır?
Türkiye’de Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hizmeti almak isteyenler, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından yetkilendirilmiş KEP hizmet sağlayıcılarından bu hizmeti alabilir. Türkiye’de yaygın olarak KEP hizmeti sunan sağlayıcılar aşağıdakileri içerir:
- PTT KEP: Türkiye’nin ulusal posta kurumu olan PTT, KEP hizmeti sağlayan en bilinen kurumlardan biridir. KEP hesap açma, gönderim ve diğer hizmetler için PTT şubelerinde veya online başvuru yapılabilir.
- TÜRKKEP: Türkiye’nin ilk özel KEP hizmet sağlayıcılarından biri olan TÜRKKEP de kapsamlı KEP hizmetleri sunmaktadır.
Kayıtlı Elektronik Posta Zorunlu Mu?
Kayıtlı elektronik e-posta sistemi, anonim şirket ve limited şirketler için zorunludur. 14 Şubat 2011 tarihinde 27846 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 6102 sayılı kanunun 18/3 maddesinde yer alan mevzuatla birlikte yayınlanan KEP sistemi ile zorunlu hale getirilmiştir.
En Çok Sorulan Sorular
1. KEP herkes için zorunlu mudur?
KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) herkes için zorunlu değildir; ancak belirli kurumlar ve kuruluşlar için kullanımı yasal olarak zorunlu hale getirilmiştir.
2. Kayıtlı elektronik posta fiyatları nedir?
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hizmeti ücretleri, yıllık abonelik, arşiv saklama alanı, iletim ve ek hizmetler gibi çeşitli kategorilerde belirlenmiştir. KEP hizmetinde fiyatlar, kullanıcının ihtiyaçlarına göre değişiklik gösterir ve genellikle kullanılan sağlayıcı, iletilerin boyutu, saklama alanı kapasitesi ve ek hizmetlere bağlı olarak ücretlendirilir.
3. Kapatılan KEP hesabı, daha sonra başkasına tahsis edilir mi?
Hayır, kullanıma kapatılan bir KEP hesabı başkasına tahsis edilemez. Eğer eski hesap sahibi tekrar hesabı açmak isterse, yeniden başvurusu yapması durumunda hesabı tekrar kullanabilir.
4. KEP sistemini denetleyici kurum hangisidir?
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemini düzenleyen ve denetleyen kurum, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK)’dur. BTK, KEP hizmet sağlayıcılarının lisanslanması, hizmetlerin düzenlenmesi ve denetlenmesi gibi görevleri üstlenir.
5. KEP delilleri ne kadar süre saklanmaktadır?
KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) delilleri, yasal mevzuat gereği belirlenen süre boyunca saklanmaktadır. Bu süre genellikle 20 yıl olarak belirlenmiştir. Bu süre zarfında, KEP sistemi üzerinden gönderilen iletiler ve deliller, hukuki bir ihtilaf durumunda kullanılmak üzere güvenli bir şekilde muhafaza edilir. KEP delilleri, iletinin gönderildiği, alındığı ve açıldığı tarih gibi bilgileri içerir ve bu delillerin saklanması, KEP sisteminin yasal geçerliliğini ve güvenilirliğini koruması açısından büyük önem taşır.
6. KEP hesabını birden fazla kişi kullanabilir mi?
Eğer tüzel kişi hesabı ise, başvuru sırasında veya daha sonra birden fazla işlem yetkilisi atanabilir. Fakat gerçek kişiler hesaplarını sadece kendileri kullanabilir.
7. KEP için e-imza zorunlu mudur?
Evet zorunludur, KEP gönderimi için e-imza yada mobil imza sahibi olmanız gerekmektedir.
8. KEP adresi formatı nasıl olur?
Adres seçimi sırasında belirli kurallara uymanız gerekir. Adresiniz aşağıdaki gibi belirli bir formatta olmalıdır:
Gerçek kişiler için:
- isim.soyad@hs01.kep.tr
Eğer isim soyisim daha önce başkası tarafından alınmışsa, soyad yanına ”.” koyarak bir sayı belirlemeniz gerekir.
- isim.soyad.sayı@hs01.kep.tr
Tüzel kişiler için:
- mersisno@hs01.kep.tr
- mersisno(başvuru sahibi tarafından belirlenecek alan)@hs01.kep.tr
- tüzelkişiadı@hs01.kep.tr
- tüzelkişiadı(başvuru sahibi tarafından belirlenecek alan)@hs01.kep.tr
