Arşivleme Araçları Nelerdir? Dosya Arşivleme Nasıl Yapılır?

Belge ve dosyaların fiziki olarak muhafaza edilmesi, iç ya da dış denetimlere uyum sağlayabilmek için son derece önemlidir. İşinizle ilgili olarak kullanabileceğiniz arşivleme araçları, kritik belgeleri saklamanıza ve düzenlemenize yardımcı olur. Dosya ve klasörler; işletme gelir vergisi beyannameleri, işletme defterleri, muhasebe kayıtları, iptal edilen çekler, banka hesap özetleri ve insan kaynakları dosyaları gibi en önemli belgeleri bir arada ve güvenle muhafaza edebilmenize olanak tanır.

Arşivleme Nedir?

Arşivleme; bireylerin, şirketlerin veya kurumların faaliyetleri esnasında elde ettikleri bilgi ve belgeleri belirli bir plan dâhilinde muhafaza etmesi olarak özetlenebilir. Arşivleme sistemi, önemli evrakların veya belirli bir süre boyunca saklanması zorunlu olan belgelerin güvenli ve planlı bir şekilde saklanması olarak düşünülebilir. Dosyalama olarak da bilinen arşivleme tekniği; hukuk büroları, kamu kurumları, insan kaynakları ve finans/muhasebe departmanları gibi yerlerde sıklıkla tercih edilir. Devlet arşivi, özel arşivler ya da birim arşivleri gibi yerlerde arşiv odası olarak ayrılan alanlar bulunur. Özel şirketler ve kurumlar, isteğe bağlı olarak kendi bünyelerinde arşiv odası için yer açabilir. Geniş arşiv dolapları sayesinde ofis içinde de gerekli belgeleri muhafaza edebilmek mümkün olur.

Dosyalama yöntemleri ile istenilen belgeye kolayca erişim sağlanabilir. Dosyalar belirli bir sıralamayı takip ederek sıralanacağı için aranılan belgeye zaman kaybı yaşamadan ulaşılabilir. Küçük işletmeler ve şahıs şirketleri de önemli belgelerini güvenli bir şekilde muhafaza edebilmek için arşivleme yöntemini kullanır. Halihazırda dijital dosyalama seçeneklerinin bulunmasına rağmen, arşivlenmiş dosyaların organizasyon açısından önemi büyüktür ve yasal denetim için saklanmaları gerekebilir.

Hukuk bürosu, devlet arşivi ve birim arşivi gibi geniş ölçekte arşivleme yapılan yerlerde, dosyaların tamamen sistematik ve takip edilebilir bir rutinde düzenlenmesi istenir. Bu düzenin sağlanması için birtakım kuralların ve planlamaların uygulanması gerekir. Arşiv yönetmelikleri sayesinde kurum ya da firmaların, ne kadar büyük arşivleri olursa olsun, istenilen belgeye karışıklık yaşamadan ulaşılabilmeleri mümkün olur.

Arşivleme Sistemleri Nelerdir?

Arşivleme sistemi, arşive alınacak olan dosya ya da belgelerin kurum/şirket yönetmeliği veya evrensel arşivleme yöntemlerinden faydalanarak sıralanması şeklinde ele alınabilir. Büro yönetiminin önemli bir parçası olan arşivleme, belirli metotlar takip edilerek uygulanabilir. Doğru yöntemlerle kurulmuş bir arşiv sistemi sayesinde sorun oluşturabilecek karmaşaların ve zaman kayıplarının önüne geçilebilir. Dosya ismi, dosya numarası, dosyanın kayıtlı olduğu birim, evrak türü, belge tarihi ve dosya önem durumu gibi detaylara sadık kalınarak kurulan arşivleme sistemi ile aranan bilgilere ve belgelere saniyeler içinde erişilebilir.

Dosyalama sistemleri farklı teknikler ile organize edilebilir. Dolap ve raf üniteleri içine eklenen dosyalama araçları, arşivleme sürecini büro düzenine uyum sağlayacak şekilde planlayabilmeyi mümkün kılar. Arşivleme sisteminin hem pratik bir kullanıma sahip olması hem de belirlenen tekniklere uygun olarak takip edilebilmesi önemlidir. Arşivleme sistemi oluştururken tüm bilgi ve belgelerin muhafaza edilmesi gerekmeyebilir. Evraklar önem sırasına ve kullanım sıklığına uygun olarak tasnif edilir ve kullanılmayan dosyalar ayıklanarak daha düzenli ve kullanışlı bir sistem oluşturulabilir.

Geniş bir arşive sahip olan firmalar ya da kurumlar, genellikle aynı türde arşivleme araçları ve ofis malzemeleri kullanır. Örneğin; raf sistemi üzerinde geleneksel tasarıma sahip telli dosya çeşitlerini ve plastik klasörleri tercih eden bir firma, zaman içinde arşivleme sisteminin görünümüne aşinalık kazanır. Bu nedenle her zaman aynı renk, tasarım ve ölçülerde bir klasör seçmek ister. Siz de alışkanlıklarınızı korumak ve arşivinizdeki malzemelerin devamlılığını sağlamak istiyorsanız aynı firmadan alışveriş yapabilirsiniz. Avansas.com’dan stoklu çalışma, bedava kargo ve 1 iş gününde teslimat fırsatıyla arşivleme araçları ve ofis malzemelerine mevcut düzeninizi bozmadan sahip olabilirsiniz.

Dosya Arşivleme Nasıl Yapılır?

Dosya arşivlemesi yapılırken dosyalar dizine alınmalı ve aranabilir bir şekilde sınıflandırılmalıdır. Bu sayede istenen bilgiye kolayca ulaşabilmek mümkün olur. Arşiv sistemine ve büyüklüğüne uygun olarak alfabetik dizin, konu isimlerine göre sıralama ya da numaralı dosyalama sistemlerinden herhangi biri tercih edilebilir. A’dan Z’ye doğru uzanan alfabetik dizin, dosyalara ya da dosya raflarına harf dizini değerleri atayarak sınıflandırma yapılabilmesini sağlar. Dosyaların sayısına ya da içeriğine göre A, Aa veya AAa gibi daha geniş oranlı ve spesifik bir arşivleme düzeni de oluşturulabilir.

Numaralı arşiv sistemi de kolay anlaşılabilir olması nedeni ile sıklıkla tercih edilir. Numaralı dosyalama sistemi sayesinde tıpkı alfabetik sıralama düzeninde olduğu gibi 0’dan başlayarak kademeli bir şekilde numara ataması yapılabilir. Numaralı dosya sistemi ve alfabetik arşivleme sistemi, pratik ve rahat bir düzende dosya sıralaması oluşturabilmek açısından son derece verimlidir. Ancak binlerce dosya dizinine sahip geniş arşivler için yeterli olmayabilir. Bu durumda, çok katmanlı dosya düzenine geçiş yapılabilir veya harf-numara dizinini bir arada içeren alfa numerik arşivleme sisteminden yararlanılabilir.

Arşivleme sistemlerinde sıklıkla tercih edilen alfa numerik arşivleme sistemi, harf ve rakamları bir arada içerir. Harf ve rakamların bir arada kullanılması, farklı kategorilere ayrılan dosyaların aynı raf düzeninde saklanabilmesi için de idealdir. Alfa numerik dosyalama düzeninden yararlanarak AA-00 ve AA-aa-00 gibi ikili ya da üçlü gruplar halinde daha komplike arşivleme sistemleri oluşturabilmek mümkün olur. Sıkça kullanılan dosyalama yöntemlerinin yanı sıra; coğrafi bölgeye, şehre, ilçeye ya da belirli bir alana yönelik olarak tasnif edilen arşivleme sistemleri de mevcuttur.

Arşiv Düzenlemesi Nasıl Yapılır?

Dosya sisteminin belirlenmesi, arşiv düzenlemesi yaparken dikkat edilmesi gereken ilk hususlar arasında yer alır. Bu süreçte dikkat edilmesi gereken bir diğer önemli detay da arşiv araçlarının doğru şekilde kullanılmasıdır. Raf sistemleri ve dolaplar, temel arşivleme araçları içinde bulunur. Raf sisteminin içine yerleştirilen dosya ve klasörler ise raf sistemine uyum gösterecek şekilde seçilmelidir veya raf sistemi eldeki klasörlere uygun olacak şekilde temin edilmelidir.

Arşivleme düzeniniz için kullanacağınız dosya ve klasörler, oldukça geniş bir ürün yelpazesi ile sunulur. Temel kırtasiye malzemeleri arasında bulunan poşet dosya çeşitleri, evrakları delme zorunluluğu olmadan bir arada tutabilmenize olanak tanır. 5’li, 10’lu veya 50’li olarak sunulan poşet dosyalar sayesinde tek bir telli dosya içinde belge havuzu oluşturabilmek de kolaylaşır. Askılı dosya modelleri ise hassas ya da önemli belgeleri kutu raf içinde saklayanlar için iyi bir alternatiftir.

Raf ve dolap sistemlerinin, zamanla artan belge sayısına uyum gösterebilecek şekilde tercih edilmesi önerilir. Gereksiz dosyalar, raf sistemi içinde fazla yer kaplamaması için arşiv kutuları içinde de saklanabilir. Tamamen ihtiyaç dışında kalan evraklar veya zaman aşımına uğramış belgeler, evrak imha makineleri sayesinde güvenle yok edilebilir. Yatay, dikey, çekmeceli, açık ve yarı açık gibi farklı çeşitleri bulunan dosya dolapları ve raflar, modüler özellikleri sayesinde ergonomik bir şekilde kullanılabilir. Arşivleme sistemi, ofis içine ya da diğer yaşam alanlarına kurulacaksa alınacak eşyaların ofis dekorasyonu ile uyum göstermesine de dikkat edilmelidir.

Siz de ihtiyaçlarınıza ve bütçenize en uygun ofis kırtasiye malzemeleri için Avansas.com ayrıcalıklarından yararlanabilir, taksitli ödeme seçenekleri ve birbirinden cazip fırsatlar ile alışveriş yapmanın keyfini çıkarabilirsiniz.